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Juli 2019

 
 

Newsletter 1/19
 

 
 

Liebe Leserinnen und Leser

Sei es die Unterstützung von «Grün Stadt Zürich» bei der Vereinfachung ihrer Organisations- und Produktestruktur, sei es eine Analyse des Personalbedarfs für die Stadtverwaltung Delémont, oder seien es Projekt-Management-Kurse für die SBB – die Beispiele im vorliegenden Newsletter illustrieren die Vielfalt der von reflecta betreuten Mandate.

Seit über 20 Jahren auf dem Markt sind wir solange auch im kommunalen Bereich tätig. Christian Ingold, Projektleiter und Mitglied der Geschäftsleitung, hat eine Broschüre zu «Immobilie in der Gemeinde» mit dem reflecta-Leistungsangebot verfasst und diese im Frühling am «Politforum Thun» vorgestellt. Im vorliegenden Interview erklärt er, worauf es bei der Begleitung solch vielschichtiger Projekte ankommt. Hier verfügt unser multidisziplinäres Beratungsteam mit Spezialisten aus diversen Fachgebieten über die geforderten Kenntnisse und über langjährige, auch praktische Erfahrungen.

Um den wachsenden Bedarf nach Expertise im Immobilienbereich weiterhin optimal abzudecken, haben wir unser gleichnamiges Geschäftsfeld stark ausgebaut. Seit Anfang Jahr sind hier fünf neue Mitarbeitende dazugestossen. Weiter haben wir die Bereiche «Administration» und «Beratung & Projekte» personell verstärkt.
Seit 1. Juni gehört Noé Blancpain als Senior Berater zum Team. Der ehemalige Persönliche Mitarbeiter und Kommunikationschef von Alt Bundesrat Johann Schneider-Ammann kennt die politischen Mechanismen und verfügt über ein engmaschiges Kontaktnetz.

Dermassen breit aufgestellt, sind wir bestens gerüstet für die kommenden spannenden Aufgaben und Herausforderungen.

Viel Freude bei der Lektüre und eine erholsame Ferienzeit.

Ihr Team reflecta

 
www.reflecta.ch

Vorabendanlass – Save the date
„Schnelllebigkeit versus Dauerhaftigkeit“


Wir freuen uns, Sie auch in diesem Jahr zu einer spannenden Vorabendveranstaltung einladen zu können.

Dienstag, 3. September 2019, 17.00 Uhr,
im neuen „sitem-insel“-Gebäude in Bern

Unsere Podiumsgäste sind:

  • Dr. Monika Bandi Tanner, Co-Leiterin Forschungsstelle Tourismus der Universität Bern
  • Dr. Eva Roost, Herzchirurgin am Inselspital und im Beau-Site
  • Dr. Eric Scheidegger, Stv. Direktor und Leiter Direktion für Wirtschaftspolitik, Staatsekretariat für Wirtschaft SECO

Gesprächsleitung: Markus Spillmann, SPILLMANN Publizistik Strategie Management GmbH (Partner bei KMES, KLAUS METZLER ECKMANN SPILLMANN)
 
Weitere Details zum Anlass folgen mit dem Versand einer persönlichen Einladung.

 











Fotoquelle: neues Gebäude "sitem insel"

«Grün Stadt Zürich»


Reflecta hat die Geschäftsleitung von Grün Stadt Zürich bei der Vereinfachung ihrer Organisations- und Produktestruktur unterstützt. Ziel war die Optimierung der Kostentransparenz im Rahmen ihres Globalbudgets. Darüber hinaus wurde mit dem dreijährigen Projekt noch mehr erreicht.

Von Strassenbäumen und Parkanlagen über Sport- und Spielplätze bis hin zu Bauernhöfen und Biotopen – rund 4000 Hektar Grünflächen werden von Grün Stadt Zürich geplant, gestaltet, gepflegt und bewirtschaftet. Die Dienstabteilung ist im Tiefbau- und Entsorgungsdepartement der Stadt Zürich angesiedelt und beschäftigt rund 500 Mitarbeitende sowie 50 Auszubildende. Jährlich werden 20 bis 25 Millionen Franken in Zürichs Grünräume investiert.

 







Fotoquelle: Grün Stadt Zürich, Natur- und Erlebnisräume

Im Rahmen einer wirkungsorientierten Verwaltungsführung wird Grün Stadt Zürich über ein sogenanntes Produktegruppen-Globalbudget gesteuert. Damit können für jedes einzelne Produkt Kosten und Ertrag nachgewiesen werden, z.B. der Aufwand für den Unterhalt einer Grünanlage pro m² oder für die Produktion eines Weihnachtsbaumes. Diese Kostentransparenz ermöglicht es den politischen Führungsgremien, die Netto-Aufwendungen den Leistungen von Grün Stadt Zürich auf Ebene der Produktegruppen gegenüberzustellen und zu beurteilen sowie zu beeinflussen.

Betriebswirtschaftlich und politisch besser steuern

Die bestehende Produktelandschaft wies Schwachstellen auf, welche die Kostentransparenz und die politische wie auch betriebliche Steuerung von Grün Stadt Zürich erschwerten. Dies sollte durch eine Reorganisation behoben werden. Dazu galt es, die Produktegruppen und Produkte neu zu strukturieren und zu redimensionieren. Um die Politik besser in die Lage zu versetzen, ihre Steuerungsaufgabe im Rahmen der Globalbudgetierung wahrzunehmen, sollten die Führungsinstrumente innerhalb der Dienstabteilung kongruent sein mit der Struktur des Globalbudgets als Grundlage für die parlamentarischen Entscheidungen. Voraussetzung dafür war auch, die interne Organisation innerhalb von Grün Stadt Zürich zu vereinfachen und anzugleichen.

Das dreijährige Projekt startete Ende Oktober 2015. Es wurden verschiedene Unterprojekte mit entsprechend unterschiedlichen zeitlichen Abläufen aufgesetzt. Innerhalb der Programmorganisation begleitete reflecta die Projektleitung, moderierte Workshops für die Geschäftsleitung und brachte ihre externe Expertise und Sichtweise ein.

Schlanker und klarer geregelt

Um die Geschäftstätigkeit besser abbilden zu können, wurden 2017 die Aufbauorganisation von Grün Stadt Zürich angepasst und die fünf Geschäftsbereiche neu ausgerichtet und benannt. Damit einhergehend verabschiedete man eine neue, gestraffte Produktegruppen- und Produktestruktur. Weiter wurde eine Kosten-, Leistungs-, Erlös- sowie Ergebnisrechnung zur besseren betriebswirtschaftlichen Führung der Dienstabteilung eingeführt. So sind heute deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen klarer geregelt und die Geschäftsprozesse in einer schlanken Organisation festgehalten.

Kommentarlos vom Gemeinderat bewilligt

 
Im Dezember 2018 hat der Gemeinderat das Globalbudget 2019 mit der neuen Produktestruktur kommentarlos bzw. ohne Änderungen angenommen. «Es war wunderbar, das gesamte Budget innerhalb von 10 Minuten bewilligt zu bekommen», freut sich Christine Bräm, Direktorin Grün Stadt Zürich:

«Mit ihrer effektiven Unterstützung im Hintergrund hat reflecta wesentlich zum Gelingen beigetragen», betont sie.

Zusätzliche Stellen und Zusammenarbeit verstärkt

Nicht nur wurde die Reorganisation von Grün Stadt Zürich erfolgreich abgeschlossen; der Gemeinderat genehmigte zusätzlich sieben neue Stellen zur Umsetzung der Grünräume gemäss kommunalem Richtplan.

Heute ist im Controlling von Grün Stadt Zürich die Kostentransparenz wieder im grünen Bereich. Damit nicht genug: «Die Globalbudget-Reorganisation hat auch dazu geführt, dass wir alle miteinander über unsere Tätigkeiten diskutiert haben und im Sinne der geschäftsbereichsübergreifenden Zusammenarbeit grosse Schritte aufeinander zugegangen sind», schreibt die Geschäftsleitung von Grün Stadt Zürich in ihrem letzten Jahresrückblick.

 






Projektleiter Michael von Felten,
Berater und Partner bei reflecta

vonfelten@reflecta.ch
+41 31 387 37 97

Stadt Delémont organisatorisch bewertet


Nach einem 10-jährigen Einstellungsstopp in der Stadtverwaltung Delémont wurden die verantwortlichen Dienste 2017 gebeten, ihren Bedarf an zusätzlichen Stellen zu beziffern. Daraufhin beauftragte der Gemeinderat reflecta mit einer allgemeinen Analyse des Personalbedarfs. Dazu gehörte auch, die Schaffung einer spezifischen Stelle für einen Personalverantwortlichen zu prüfen.

Basierend auf einer schriftlichen Umfrage und anhand von Interviews sowie bilateralen Kontakten untersuchte reflecta den Personalbedarf und verglich den Mitarbeiterbestand der Administration von Delémont mit denjenigen von Verwaltungen in ähnlich grossen Städten. Weiter gab reflecta Empfehlungen für die Schaffung von Stellen und schlug die Organisation eines spezifischen Dienstes für das Personalwesen vor.

Alle Ergebnisse und Empfehlungen wurden in einem Bericht zusammengefasst, der es den politischen Gremien ermöglichte, die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Dank langjähriger Erfahrung im Projektmanagement im kommunalen Bereich kennt reflecta die Besonderheiten einer Gemeindeverwaltung und bietet auf die jeweilige Situation zugeschnittene Expertise und Unterstützung an.

 









Foto: Stadt Delémont; Quelle: Webseite "Jura & Drei-Seenland"

Projekt-Management-Kurse für die SBB


Reflecta wurde von der SBB beauftragt, innerhalb ihres Weiterbildungsangebots interne Kurse im Bereich Projektmanagement zu konzipieren und durchzuführen. Die Ausbildungen werden in deutscher und französischer Sprache angeboten und stehen Mitarbeitenden aller Divisionen zur Verfügung. Sie wurden an die spezifischen Bedürfnisse der SBB angepasst und vertiefen die folgenden Themenbereiche:
 

  • Grundlagen im Projektmanagement (4 Tage)
  • Effektive Kommunikation in Projekten (2 Tage)
  • Führen / Leadership in Projekten (2 Tage)
  • Risikomanagement in Projekten (2 Tage)


Die Kurse vermitteln nicht nur Projektmanagement-Wissen und -Methoden, sie fördern auch den praktischen Erfahrungsaustausch zwischen den Seminarteilnehmenden und mit den Ausbildenden. Die zahlreichen Gruppenarbeiten ermöglichen die interaktive Arbeit und Anwendung des Gelernten an konkreten Projekten. Zudem profitieren die Teilnehmenden von der langjährigen Praxiserfahrung der Ausbildenden.
 

 






Fotoquelle: Adobe

Politforum Thun 2019
Paläste und Ruinen - Umgang mit kommunalen Infrastrukturen

 

  Schulhäuser, Mehrzweckhallen oder Feuerwehrlokale sind für die Gemeinden von grosser wirtschaftlicher, ökologischer und sozialer Bedeutung. Sie prägen deren Identität, die Standortattraktivität und den Finanzhaushalt.

Das diesjährige Politforum Thun vom 8./9. März im Kultur- und Kongresszentrum Thun (KKThun) befasste sich mit den Erfolgsfaktoren und Fallgruben der kommunalen Infrastrukturpolitik. Anhand von Praxisbeispielen aus den Bereichen Schule, Energie sowie Alterspolitik und in Referaten von Vertretern aus Politik und Verwaltung wurde das Thema von verschiedenen Seiten beleuchtet. U.a. sprachen die Berner Regierungsrätin Evi Allemann, Peter Grünenfelder, Direktor Avenir Suisse, und Daniel Bichsel, Präsident Verband Bernischer Gemeinden, über aktuelle Herausforderungen, neue kommunale Aufgaben sowie Partnerschafts-Modelle und diskutierten mit den Teilnehmenden mögliche Lösungsansätze sowie Strategien dazu.

Christian Ingold, Projektleiter und Mitglied der Geschäftsleitung, verantwortlich für den Bereich Kommunikation, stellte am firmeneigenen Stand die neue reflecta-Broschüre zu «Immobilie in der Gemeinde» mit dem Leistungsangebot zum Thema vor

 
  www.politforumthun.ch
   
   

 









Foto: "Politforum Thun"; Quelle: Web-Archiv Geschäftsstelle

Interview
«Wir gehen ganzheitlich und gemeinsam mit unseren Kunden vor»


Vom Schulhaus bis zur Sportanlage -  Immobilien in der Gemeinde sind mit speziellen Herausforderungen verbunden. Christian Ingold, Berater und Mitglied der Geschäftsleitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Kommunikation, erklärt im Interview, worauf es bei der Begleitung solcher Projekte ankommt:

Herr Ingold, welches sind die spezifischen Herausforderungen bei Gemeinde-Immobilien?

Christian Ingold: Immobilien erfordern per se entlang ihrer Lebensdauer viele Entscheidungen mit langfristigen Auswirkungen. Entsprechend werden die verschiedensten Anforderungen und Erwartungen vieler Anspruchsgruppen an die Objekte und an die mit der Verwaltung betrauten Behörden gestellt. Bei Gemeinden kommen noch weitere Kriterien und Besonderheiten wie die politischen Entscheidungsprozesse, die Milizorganisation sowie das öffentliche Beschaffungswesen dazu.  Mögliche Fragen bzw. Herausforderungen können sich aus der Schulraumplanung, Nutzungsoptimierung, aus Instandhaltungsmassnahmen, Überlegungen zur Liegenschaftsstrategie und abhängig von anderen Faktoren ergeben.

Welches sind bei der Projekt-Begleitung die entscheidenden Erfolgsfaktoren?

Christian Ingold: Immobilien binden in einer Gemeinde viele Mittel und Ressourcen. Eine transparente Übersicht, strukturierte Entscheidungsgrundlagen und umsetzungsorientierte Lösungen sind entscheidende Erfolgsfaktoren.

Wie geht hier reflecta vor?

Christian Ingold: Die Prozesse und ihre einzelnen Phasen können sehr unterschiedliche Anforderungen aufweisen. In unserer Beratungstätigkeit orientieren wir uns an einer einfach verständlichen Vorgehensstruktur. Nach gezielter Analyse der Aufgabenstellung verfolgen wir effektive, nachhaltige und massgeschneiderte Lösungen. Wir gehen bei der Abwicklung ganzheitlich und gemeinsam mit unseren Kunden vor, indem wir ihre Kompetenzen einbinden. Zudem setzen wir unsere weit verzweigten Netzwerke ein.

Was steuert das reflecta-Team konkret dazu bei?

Christian Ingold:
Unser multidisziplinäres Beratungsteam mit Spezialisten aus den Bereichen Betriebswirtschaft, Architektur, Facility Management, Projektmanagement, Raumplanung und Recht kennt die Herausforderungen der einzelnen Phasen des Immobilienlebenszyklus aus der Praxis und verfügt über ein breites Immobilien-Netzwerk. Weiter verfügen wir über langjährige und fundierte Erfahrungen in Lösungsprozessen auf allen Stufen der öffentlichen Hand sowie über vertiefte Fachkenntnisse in den Bereichen Immobilien-, Projekt- und Public-Management. Wir besitzen ausserdem ein breit abgestütztes Wissen zu spezifischen Aufgaben im Gemeinwesen sowie die nötige Sensibilität und Fachkompetenz für die Kommunikation mit allen relevanten Anspruchsgruppen.

Seit über 20 Jahren auf dem Markt ist reflecta ebenso lange im kommunalen Bereich tätig und verfügt über ein entsprechend grosses Kunden-Portfolio. Können Sie uns bitte Beispiele nennen?

Christian Ingold:
In der Tat zählen zu unseren langjährigen Kunden mittlerweile 7 Kantone (neben Bern u.a. Aargau, Zürich und Uri) und 7 Städte (neben Biel, Thun und Bern u.a. Zürich und St. Gallen), rund 35 Gemeinden, Verbände und Organisationen. Unsere Aufgaben bzw. Dienstleistungen sind entsprechend breitgefächert: Sie umfassen Bauherrenvertretungen und Schulraumplanungen ebenso wie die Entwicklung einer Immobilienstrategie, die Geschäftsführung einer Sportanlage oder das Leiten einer Arealentwicklung.

Weiter begleiten wir Veränderungsprozesse in Gemeinden, überprüfen und optimieren in diesem Zusammenhang Prozesse und Strukturen, veranstalten Schulungen sowie Workshops und unterstützen unsere Kunden bei der Umsetzung politischer Vorhaben.

 

 









Christian Ingold
ingold@reflecta.ch
  +41 31 387 37 93

Neu im Team
Noé Blancpain verstärkt die Beratung


Seit 1. Juni 2019 verstärkt Noé Blancpain als Senior Berater das reflecta-Team. Er war seit 2012 als Persönlicher Mitarbeiter und von 2014 bis 2018 als Kommunikationschef einer der engsten strategischen und politischen Berater von Alt Bundesrat Johann Schneider-Ammann.
Als dessen Koordinator für Digitalisierungsthemen realisierte er zudem zahlreiche Projekte zur technologischen Transformation mit Wirtschaft und Wissenschaft. Der Historiker war während des Studiums als Journalist sowie als Mitgründer in zwei Start-ups tätig und begann danach seine berufliche Laufbahn bei der «FDP.Die Liberalen Schweiz».
Er kennt die Polit-Mechanik aus jahrelanger Erfahrung und pflegt ein engmaschiges Kontaktnetz in der Bundesverwaltung, im Parlament, zur Wirtschaft und in der Verbands- und Medienlandschaft. Wir heissen Noé Blancpain bei reflecta herzlich willkommen.

 








Noé Blancpain
blancpain@reflecta.ch 
  +41 31 387 37 59

Geschäftsfeld Immobilien ausgebaut


Die hohe Nachfrage nach Kompetenzen aus dem Immobilienbereich hat uns veranlasst, diesen Bereich auszubauen. Neu im Team dürfen wir begrüssen:
 

  • Simone Stocker, MAS Immobilienmanagement (seit 1. Januar 2019)
  • Alexandra Gerber, Technikerin HF, Innenarchitektur (seit 1. Mai 2019)
  • Joanna Schlapbach, Dipl. Ing. Architektur FH (seit 1. Mai 2019)
  • Andreas Bolt, Techniker HF Bauplanung, Ingenieurwesen (ab 1. Juli 2019)
  • Franziska Frey, MLaw (ab 1. August 2019)

 
 
Beratung & Projekte mit neuer Kompetenz


Anne-Sophie Zuckschwerdt, MLaw, CAS Projektmanagement (seit 1. Mai 2019), ist als Beraterin neu zum Bereich Beratung & Projekte hinzugestossen und verstärkt das Team mit ihren fachlichen und sozialen Kompetenzen.

Administration gestärkt


Bedingt durch den Anstieg zahlreicher spannender externer und interner Projekte, haben wir die Administration gestärkt mit den Eintritten von:
 

  • Vanessa De Felice, Direktionsassistentin (seit 1. April 2019) als Projektassistenz und
  • Nathalie Lippuner, Buchhalterin (seit 1. Juni 2019), verantwortlich für die reflecta-Buchhaltung und den -Personalbereich.
     
Wir freuen uns über den Eintritt unserer neuen Kolleginnen und Kollegen, heissen sie herzlich willkommen und wünschen ihnen viel Spass und Erfolg im neuen Wirkungsfeld.

 





Fotoquelle: Adobe

Kontakt

reflecta ag
Zieglerstrasse 29
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T +41 31 387 37 97
F +41 31 387 37 99
www.reflecta.ch
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