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Juillet 2019

 
 

Newsletter 1/19
 

 
 

Chères lectrices, chers lecteurs,

Du soutien apporté au service des espaces verts de la ville de Zurich dans la simplification de ses structures d’organisation et de produits, à l’analyse des besoins en personnel de l’administration communale de Delémont en passant par l’organisation de cours de gestion de projets pour les CFF, les exemples présentés dans cette newsletter illustrent bien la grande diversité des mandats assurés par reflecta.

Nous sommes actifs dans le secteur communal depuis nos débuts, il y a plus de 20 ans. Lors du forum politique de Thoune de ce printemps, nous avons eu le plaisir de présenter notre brochure consacrée à l’immobilier dans les communes, qui regroupe l’ensemble des prestations proposées par reflecta dans ce domaine. Son auteur, Christian Ingold, chef de projet et membre de la direction de reflecta, nous confiera dans une interview quels sont les principaux facteurs à prendre en considération lors de l’accompagnement de projets d’un tel niveau de complexité. Avec ses spécialistes issus d’une grande variété de domaines, notre équipe de conseil multidisciplinaire dispose de toutes les connaissances requises ainsi que d’une longue expérience pratique.

Afin de toujours répondre au mieux au besoin croissant d’expertise dans l’immobilier, nous avons considérablement étoffé notre division consacrée à ce domaine, qui a déjà accueilli cinq nouveaux collaborateurs et collaboratrices depuis le début de l’année. Les divisions « administration » et « conseil & projets » ont elles aussi vu leurs effectifs renforcés.
Noé Blancpain a rejoint l’équipe le 1er juin en tant que senior consultant. Auparavant collaborateur personnel et responsable de la communication de l’ancien conseiller fédéral Johann Schneider-Ammann, il connaît bien les mécanismes de la politique et dispose d’un solide réseau de contacts.

Forts de notre grande diversification, nous sommes parfaitement armés pour faire face aux missions et aux défis qui nous attendent.

Nous vous souhaitons une agréable lecture et une belle pause estivale.

Votre équipe reflecta

 
www.reflecta.ch

Save the date : Rencontre consacrée à
l'opposition entre éphémère et durable

(Evènement en allemand)

Date : Mardi 3 septembre 2019, 17h,
Lieu : Nouveau bâtiment de l’institut sitem-insel, Berne

C’est avec grand plaisir que nous vous invitons cette année encore à une rencontre riche en informations.

Invité-e-s :

  • Dr. Monika Bandi Tanner, coresponsable du centre de recherche sur le tourisme de l’Université de Berne
  • Dr. Eva Roost, spécialiste en chirurgie cardiaque à l’Inselspital et à la clinique Beau-Site
  • Dr. Eric Scheidegger, chef de la Direction de la politique économique et directeur suppléant du Secrétariat d’État à l’économie SECO

Modérateur : Markus Spillmann, SPILLMANN Publizistik Strategie Management GmbH (partenaire chez KMES, KLAUS METZLER ECKMANN SPILLMANN
 
De plus amples informations suivront avec l’envoi des invitations personnelles.

 











Source de l'image: "sitem insel"

«Grün Stadt Zürich»


Reflecta a assisté la direction du service des espaces verts de la ville de Zurich Grün Stadt Zürich dans la simplification de la structure régissant son organisation et ses produits. L’opération avait pour but d’optimiser la transparence en matière de coûts dans le cadre de l’enveloppe budgétaire, mais elle a aussi permis plusieurs autres améliorations.

Arbres bordant les rues, parcs, places de sport ou de jeux, fermes, biotopes… Grün Stadt Zürich est responsable de la planification, de la conception, de l’entretien et de la gestion de quelque 4000 hectares d’espaces verts. Ce service, qui est rattaché au département de génie civil et d’élimination des déchets de la ville de Zurich, emploie près de 500 collaborateurs ainsi que 50 apprentis. Chaque année, ce sont entre 20 et 25 millions de francs qui sont investis dans les espaces verts de la commune.

 







Source de l'image: Grün Stadt Zürich, "Natur- und Erlebnisräume"

Conformément au principe de la gestion administrative axée sur les résultats, Grün Stadt Zürich est piloté au moyen d’une enveloppe budgétaire relative aux différents groupes de produits, ce qui permet de mettre en évidence les coûts et les rendements inhérents à chaque produit individuel (p. ex, les frais pour l’entretien d’un mètre carré d’espace vert ou pour la production d’un sapin de Noël). Grâce à cette transparence, les instances politiques dirigeantes sont en mesure de comparer, d’évaluer et d’influencer les dépenses nettes et les prestations fournies par Grün Stadt Zürich à l’échelle des groupes de produits.

Amélioration de la gestion et du contrôle politique

Au début du projet, la gamme de produits présentait plusieurs points faibles qui nuisaient à la transparence des coûts ainsi qu' au contrôle politique et opérationnel du service. Ce problème devait être corrigé à l’aide d’une réorganisation, ce qui sous-entendait de restructurer et redimensionner les produits et les groupes de produits existants. Afin de permettre aux acteurs politiques de mieux s’acquitter du rôle de pilotes qui leur incombe dans le cadre de la gestion par enveloppe budgétaire, il était essentiel que les instruments de gestion internes correspondent à la structure de l’enveloppe, de sorte à pouvoir servir de base aux décisions parlementaires. Cela présupposait aussi une simplification et une harmonisation de l’organisation interne de Grün Stadt Zürich.

Le projet a été lancé à la fin octobre 2015, pour une durée de trois ans. Divers sous-projets ont également été mis en œuvre avec chacun un calendrier propre. Reflecta y a contribué en accompagnant les responsables du projet, en organisant des ateliers destinés à la direction du service et en faisant part de sa vision et de son expertise externes.

Une organisation plus simple et plus claire
 

Afin de mieux refléter les activités du service, l’organisation structurelle de Grün Stadt Zürich a été ajustée en 2017 ; les cinq domaines d’activités ont, pour leur part, été réorientés et renommés. Ces modifications se sont également accompagnées de l’adoption d’une nouvelle structure pour les produits et les groupes de produits. En outre, on a introduit une comptabilité incluant un calcul des coûts, des prestations et des rentrées financières ainsi qu’un compte de résultat en vue d’améliorer la gestion du service du point de vue économique. Ainsi, les tâches, compétences et responsabilités de ce dernier sont aujourd’hui définies de manière claire et les processus s’organisent selon une structure allégée.



Approuvé sans commentaire par le Conseil communal
 
En décembre 2018, le Conseil communal a approuvé l’enveloppe budgétaire pour l’année 2019 et la nouvelle structure relative aux produits sans commentaire, c’est-à-dire sans modifications. « C’était fantastique de voir l’ensemble du budget approuvé en l’espace de dix minutes », se réjouit la directrice de Grün Stadt Zürich, Christine Bräm.

« Avec son soutien efficace, reflecta a contribué de manière significative à cette réussite », souligne-t-elle.

De nouveaux emplois et une meilleure collaboration

Outre le succès de la réorganisation de Grün Stadt Zürich, il convient de souligner que le Conseil communal a aussi approuvé la création de sept postes supplémentaires pour garantir un aménagement des espaces verts conforme aux prescriptions du plan directeur de la commune.

Aujourd’hui, les indicateurs touchant à la transparence des coûts sont à nouveau dans le vert chez Grün Stadt Zürich. Mais ce n’est pas tout : « La réorganisation relative à l’enveloppe budgétaire nous a également amené à discuter tous ensemble de nos activités et à faire de grands pas les uns vers les autres pour améliorer la collaboration intersectorielle », écrit la direction du service dans son dernier bilan de l’année écoulée.

 






Michael von Felten, chef de projet,
consultant, partenaire chez reflecta

vonfelten@reflecta.ch
+41 31 387 37 97

Évaluation du cadre organisationnel de la ville de Delémont


Après un gel des recrutements pour l’administration de la ville de Delémont qui a duré 10 ans, en 2017, les services de l’administration communale ont été invités à chiffrer leurs besoins de postes supplémentaires. Le Conseil communal a ensuite décidé de mandater reflecta pour faire une analyse générale des besoins en personnel et évaluer la proposition concernant la création d’un poste spécifique de responsable en ressources humaines.

reflecta a analysé les besoins en personnel en se basant sur une enquête écrite, des interviews et de multiples contacts bilatéraux qui ont permis la récolte des faits et des éléments. reflecta a ensuite comparé les effectifs de l’administration delémontaine avec des administrations de villes similaires, formulé des recommandations concernant la création des postes et proposé l’organisation d’un service spécifique pour les ressources humaines.

Tous les résultats et recommandations – relatifs aux postes spécifiques et à l’administration dans son contexte global – ont été résumés dans un rapport, qui a permis aux instances politiques de prendre les décisions nécessaires.

Avec une vaste expérience de gestion de projets dans un contexte communal, reflecta connaît les spécificités d’une administration communale et peut apporter son expertise et soutien dans diverses situations.

 









Source de l'image: site Web "Jura & Drei-Seenland"

Cours de gestion de projets pour les CFF


Afin d’étoffer leur offre en matière de formation continue, les CFF ont chargé reflecta de concevoir et de mettre en œuvre des cours internes consacrés à la gestion de projets. Ces derniers seront dispensés en français et en allemand et seront ouverts aux collaborateurs et collaboratrices de toutes les divisions. Les enseignements ont été spécifiquement adaptés aux besoins des CFF et visent à approfondir les thématiques suivantes :
 

  • Notions de base en gestion de projets (4 jours)
  • Communication efficace dans le cadre de projets (2 jours)
  • Conduite de projets / Leadership (2 jours)
  • Gestion des risques liés aux projets (2 jours)
     
Les cours proposés ne se contentent pas de transmettre des connaissances et des savoir-faire en lien avec la gestion de projets, mais favorisent également les échanges d’expériences entre les participants ainsi qu’avec les formateurs et les formatrices. Les nombreux exercices en groupes permettent un travail interactif et la mise en pratique de ce qui a été appris dans des projets concrets. En outre, les participants bénéficient également de la longue expérience des formateurs et formatrices.

 






Source de l'image: Adobe

Forum politique de Thoune 2019 :
Palais et ruines - comment gérer les infrastructures communales ?

 

  Écoles, salles polyvalentes, casernes de pompiers… tous ces bâtiments revêtent une grande importance pour les communes, aussi bien sur le plan économique qu’au niveau écologique ou social. Ces espaces façonnent l’identité des localités et influent sur leur attractivité et leurs finances.

La dernière édition du Forum politique de Thoune, qui s’est tenue les 8 et 9 mars au Centre de Culture et de Congrès de la ville de Thoune, s’intéressait aux différents facteurs de risques et de réussite qui interviennent dans les politiques d’infrastructure adoptées par les communes. La rencontre a permis d’examiner cette thématique sous différents angles, grâce à des exemples pratiques issus du domaine scolaire, de l’énergie et de la politique de la vieillesse ainsi qu’à des exposés de représentants des secteurs politiques et administratifs. Parmi les intervenants, on citera notamment la conseillère d’État bernoise Evi Allemann, le directeur d’Avenir Suisse, Peter Grünenfelder et le président de l’Association des Communes Bernoises, Daniel Bichsel. Ils ont échangé sur les défis actuels, les nouvelles tâches qui incombent aux communes ainsi que les différents modèles de partenariats et ont discuté avec les participants des solutions possibles ainsi que des stratégies s’y rapportant.

Reflecta disposait d’un stand sur lequel Christian Ingold, chef de projet, membre de la direction et responsable du domaine communication, a distribué la nouvelle brochure consacrée à l’immobilier dans les communes et à l’offre de reflecta en la matière.
 
  www.politforumthun.ch
   
   

 









"Politforum Thun"; Source de l'image: site Web Geschäftsstelle

Interview
« Nous accompagnons nos clients de A à Z »


Des bâtiments scolaires aux infrastructures sportives — l’immobilier soulève des défis bien particuliers dans les communes. Le consultant, membre de la direction et responsable du domaine communication de reflecta Christian Ingold nous explique ce qui compte dans le suivi de tels projets :

Monsieur Ingold, quels sont les défis immobiliers particuliers auxquels les communes sont confrontées ?

Christian Ingold: Par nature, les biens immobiliers exigent tout au long de leur durée de vie des décisions qui auront des conséquences sur le long terme. Les biens et les autorités chargées de leur administration font donc naturellement l’objet d’un large éventail d’attentes et d’exigences venant d’une multitude d’acteurs. Dans le cas des communes, il y a encore d’autres critères et particularités à prendre en compte tels que les processus de décision politiques, l’organisation de milices et les règles relatives aux marchés publics. La planification des locaux scolaires, l’optimisation de l’utilisation des infrastructures, les mesures d’entretien et les réflexions sur la stratégie immobilière à adopter ne sont que quelques exemples des facteurs pouvant être à l’origine de questions ou de difficultés.

Quels sont les facteurs déterminants lors du suivi de tels projets ?

Christian Ingold: À l’échelle d’une commune, l’immobilier mobilise d’importantes ressources. Parmi les facteurs déterminants, on peut citer une vue d’ensemble dégagée, des fondements décisionnels structurés et des solutions axées sur la mise en œuvre.

Comment la société reflecta procède-t-elle ?

Christian Ingold: Les processus et leurs différentes phases peuvent présenter des défis très différents. En ce qui concerne nos activités de conseil, nous appliquons une approche simple et claire. Nous commençons par une analyse ciblée du mandat, puis recherchons des solutions sur mesure qui soient à la fois efficaces et durables. Nous accompagnons nos clients à toutes les étapes du processus, tout en y intégrant leurs compétences. De plus, nous tirons aussi parti des vastes réseaux dont nous disposons.

Concrètement, quelle contribution l’équipe reflecta apporte-t-elle dans ce contexte ?

Christian Ingold: Notre équipe de conseil multidisciplinaire est constituée de spécialistes issus des domaines de la gestion, de l’architecture, du facility management, de la gestion de projets, de l’aménagement du territoire et du droit. De par leur expérience pratique, ces personnes connaissent les défis inhérents à chaque phase du cycle de vie d’un bien et disposent d’un vaste réseau dans le domaine immobilier. Nous possédons également une solide expérience des processus de résolution à tous les échelons du secteur public, ainsi que des connaissances approfondies dans l’immobilier, la gestion de projets et le public management. Enfin, nous avons une connaissance étendue des enjeux spécifiques au domaine communautaire ainsi que la sensibilité et l’expertise nécessaires pour échanger avec tous les acteurs concernés.

Reflecta est active dans le domaine communal depuis ses débuts, il y a plus de 20 ans, et compte par conséquent un grand nombre de clients dans ce secteur. Pouvez-vous citer quelques noms ?

Christian Ingold: En effet, nos clients de longue date incluent sept cantons (notamment Berne, Argovie, Zurich et Uri), sept villes (parmi lesquelles Bienne, Thoune, Berne, Zurich et Saint-Gall) et près de 35 communes, associations et organisations. À l’image de cette clientèle, les services que nous proposons sont eux aussi très diversifiés et vont de la représentation des maîtres d’ouvrages à la planification des locaux scolaires en passant par le développement de stratégies immobilières, la gestion d’infrastructures sportives ou le pilotage de projets de développement local.

De plus, nous accompagnons les processus de changement au sein des communes, révisons et optimisons les structures et les procédures qui s’y rapportent, organisons des formations et des ateliers et soutenons nos clients dans la réalisation de leurs projets politiques.
 

 









Christian Ingold
ingold@reflecta.ch
  +41 31 387 37 93

Nouveau dans l'équipe
Noé Blancpain rejoint les "Consultants"


Noé Blancpain a rejoint l’équipe reflecta en tant que « senior consultant » le 1er juin 2019. Collaborateur personnel de Johann Schneider-Ammann à partir de 2012 et responsable de la communication de 2014 à 2018, il a été l’un des plus proches conseillers politiques et stratégiques de l’ancien conseiller fédéral. En tant que coordinateur des questions relatives à la numérisation, il a également réalisé des nombreux projets sur la mutation technologique en collaboration avec les secteurs économiques et scientifiques. Durant ses études, cet historien a travaillé en tant que journaliste et a cofondé deux start-up ; il a ensuite entamé son parcours professionnel au sein du « PLR — les Libéraux-Radicaux Suisse ». Fort de sa longue expérience, il connaît les mécanismes politiques et entretient un solide réseau de contacts dans l’administration fédérale, au Parlement, dans le secteur privé ainsi que dans le paysage associatif et médiatique. Nous lui souhaitons la bienvenue au sein de reflecta.

 








Noé Blancpain
blancpain@reflecta.ch 
  +41 31 387 37 59

Développement de la division « immobilier »


Afin de répondre à la forte demande d’expertise enregistrée dans le domaine immobilier, nous avons décidé de renforcer ce secteur d’activité. Nous sommes heureux d’accueillir dans l’équipe :
 

  • Simone Stocker, MAS en gestion immobilière
    (depuis le 1er janvier 2019)
  • Alexandra Gerber, technicienne ES, architecture d’intérieur
    (depuis le 1er mai 2019)
  • Joanna Schlapbach, ing. dipl. en architecture HES
    (depuis le 1er mai 2019)
  • Andreas Bolt, technicien ES en planification des travaux, ingénierie (depuis le 1er juillet 2019)
  • Franziska Frey, Master en droit
    (dès le 1er août 2019)

 
 
« Conseil & projets » s'etoffe


Anne-Sophie Zuckschwerdt, (Master en droit, CAS en gestion de projets)
a rejoint reflecta en tant que consultante pour la division « conseil & projets » le 1er mai 2019. Elle apporte à l’équipe de nouvelles compétences professionnelles et sociales.

Administration renforcée


Suite à la multiplication des projets internes comme externes passionnants, nous avons renforcé notre division administrative avec l’arrivée de :
 

  • Vanessa De Felice,  (assistante de direction) en tant qu’assistante aux projets (depuis le 1er avril 2019) et
  • Nathalie Lippuner, (comptable) responsable de la comptabilité de reflecta ainsi que du personnel (depuis le 1er juin 2019).

Nous sommes très heureux d’accueillir ces personnes au sein de notre équipe et nous leur souhaitons la bienvenue ainsi que beaucoup de plaisir et de succès dans leur nouvelle activité.

 





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